Sähköpostiosoitteella on suurempi merkitys liiketoimintasi uskottavuuteen kuin kuvittelitkaan. Sähköpostiosoite on monesti se asia, jonka perusteella vastaanottaja päättää avaako viestin vai ei. Oikein valittu osoite on avain luottamuksen rakentamiseen asiakkaiden sekä kumppaneiden ja yrityksesi välille. Artikkelissa kerromme hyvän sähköpostiosoitteen ominaisuuksia, ja millaisten vaihtoehtojen pohjalta voit valinnan tehdä.
Millainen on hyvä sähköpostiosoite?
Kaikki haluavat olla verkossa läsnä ja viestiä digitaalisesti.Tämä tarkoittaa, että monet tunnukset on jo luotu ja käytössä. Varsinkin hyvien sähköpostinimien löytäminen henkilökohtaiselle sähköpostiosoitteelle on vielä yleisempi ja turhauttavampi ongelma kuin sopivan yritysosoitteen luominen.
Jos käytät yrityksesi osoitteena esimerkiksi Gmailia, on hyvin mahdollista, että etunimi.sukunimi@gmail.com on jo varattu jollekin muulle. Ellei sinulla sitten ole erittäin ainutlaatuista nimeä. Olipa tarpeesi ammatillinen tai henkilökohtainen, listasimme heti alkuun muutaman vinkin hyvän sähköpostiosoitteen luomiseen.
Hyvä sähköpostiosoite
- Sisältää etu- ja sukunimesi.
- On lyhyt, helppo lausua ja muistaa.
- Ei sisällä satunnaisia numeroita ja erikoismerkkejä. Erikoistapauksissa pisteet, alaviivat ja yhdysmerkit ovat käytössä, mutta ne huonontavat aina osoitteen muistettavuutta.
- Ei sisällä adjektiiveja, sanoja kuten kuuma, viileä, suloinen, komea, kaunis, söpö, voimakas jne. Jätä vitsikkäät lempinimet mieluiten henkilökohtaiseen viestintään.
- Monilla meistä on useita sähköpostitilejä värikkäillä eri lempinimillä. Siinä ei ole mitään haitallista, mutta muistathan, että ne palvelevat parhaiten henkilökohtaista ja sosiaalista elämää, eivät liike-elämää.
Mikä yrityksen sähköpostiosoitteeksi?
Mikä tahansa kutsumanimi ei sovellu yrityksesi sähköpostiosoitteeksi. Vaikka sinulle itsellesi tuntuisi kätevältä lyhentää osoitteesi esimerkiksi Mmeikäläinen@gmail.com on etu- ja sukunimi aina varmempi idea. Se on yleinen tapa, joten ihmisten muistellessa sähköpostiosoitettasi, he luultavimmin valitsevat sen vaihtoehdon ensimmäisenä.
Numeroyhdistelmät eivät ole suositeltavia, elleivät ne vahvasti liity yrityksen brändiin. Esimerkiksi käyttäjiä, jotka ovat nimetty “matti2013” tai “maija78”, ei pidetä kovin uskottavina ammatillisesti. Sen sijaan nimimerkit saattavat herättää epäluottamusta ja ne voivat jopa aktivoida roskapostisuodattimet, ja ohjata sähköpostisi suoraan roskapostiksi.
Välimerkkien ja symbolien kohdalla tilanne on sama. Ne ovat ennen kaikkea vaikeita muistaa, mutta myös aktivoivat helpommin roskapostisuodattimet, etenkin suurissa yrityksissä. Jos mahdollista, pysy vain kirjaimissa. Mikäli tarvitset ehdottomasti välimerkkejä, käytä enintään yksi tai kaksi pistettä tai alaviivaa.
Anna yrityksellesi näkyvyyttä osoitteessasi
Yrityksen sähköpostiosoitteen kanssa on luonnollisesti paljon vähemmän kilpailua henkilönimiin verrattuna. Tämä johtuu siitä, että brändäyksen ja tekijänoikeuksien vuoksi yritysten nimet pidetään yleensä yksilöllisinä. Paras valinta on käyttää yrityksen omaa nimeä sähköpostiosoitteessa. Se sitoutuu yrityksesi brändiin ja viestintäsi tukee silloin saumattomasti liiketoimintaasi.
Joissakin tapauksissa yrityksesi nimeä ei voi valita sähköpostiosoitteeksi, koska se on jo syystä tai toisesta käytössä. Voit kiertää tämän lisäämällä esimerkiksi sanan”virallinen” nimen perään, tehdäksesi eron muihin vastaaviin osoitteisiin.
Mitä eroa on verkkotunnuksella ja sähköpostiosoitteella?
Domain eli verkkotunnus on verkkosivustosi osoite, joka kirjoitetaan selaimeen. Ne päättyvät usein .fi tai .com-tunnukseen, mutta ne voivat päättyä mihin tahansa voimassa olevasta verkkotunnuksen loppuosasta kuten .net, tai .org.
www.esimerkkiverkkotunnus.fi
Jos käyttäjä kirjoittaa verkkotunnuksesi selaimen hakupalkkiin, se ohjaa hänet sivustollesi. Domain on ainutlaatuinen, ja viittaa vain sinun sivustoosi.
Sähköpostiosoite sisältää verkkotunnuksen, mutta se on muotoiltu eri tavalla. www:n sijaan, siinä on mukana käyttäjätunnus sekä @-merkki pisteen sijaan.
käyttäjätunnus@esimerkkiverkkotunnus.fi
Yhteyttä ottaakseen, henkilön on käytettävä sähköpostipalvelinta (kuten Gmailia tai Outlookia) ja yksilöityä sähköpostiosoitetta vastaanottajan tunnistamiseen.
Yhdenmukainen sähköpostiosoite domainin kanssa
Ammattimainen sähköpostiosoite on yhdenmukainen brändisi kanssa, ja sisältää saman verkkotunnuksen kuin verkkosivustosi tai mahdollinen verkkokauppasi. Kun viestintäsi on johdonmukaista, herättää se luottamusta ja uskottavuutta asiakkaissasi.
Kun vertaat osoitteita maija.manni@gmail.com ja maija.manni@korukauppa.com, on todennäköistä, että jälkimmäinen tuo asiayhteyden selkeämmin esiin, ja antaa kuvan ammattimaisesta liiketoiminnasta.
Sähköposti omalla domainilla
Sähköpostiverkkotunnuksen tulisi kulkea käsi kädessä brändisi kanssa. Sähköpostiverkkotunnus on osa sähköpostiosoitetta, joka tulee @-symbolin jälkeen. Henkilökohtaisissa sähköpostiviesteissä se on esimerkiksi gmail.com, outlook.com tai yahoo.com. Liiketoiminnassa varteenotettavilla yrityksillä on kuitenkin lähes poikkeuksetta oma sähköpostiverkkotunnus.
Jos sinulla on jo mielessäsi verkkotunnus, jonka haluat rekisteröidä, pääset tekemään sen vaivattomasti. Aikailu ei kannata, sillä hyvä nimi-idea kannattaa lunastaa itselleen, ennen kuin joku toinen ehtii sen tehdä.
Jotta saat verkkotunnuksen sähköpostiosoitteeseen, tarvitset kaksi asiaa; verkkotunnuksen ja hostingpalvelun. Useimmat hostingpalveluita tarjoavat tahot takaavat jonkinlaisen sähköpostipalvelun, mutta palvelupakettien ominaisuudet saattavat vaihdella.
Domain247-hostingpalvelun kaikkiin verkkotunnuksiin sisältyy nimipalvelin sekä webhotelleissa DNS-hallinta. Voit yhdistää domainisi vanhaan tai uuteen webhotelliisi. Pääset käyttämään domainisi mukaisia sähköpostiosoitteita joko Webmailissa tai millä tahansa haluamallasi sähköpostiohjelmalla ja laitteella. Halutessasi voit varata verkkotunnuksen ennakkoon, ja ottaa sen käyttöön vasta myöhemmin.
Mikäli olet vasta valitsemassa verkkotunnusta itsellesi, lukaise blogistamme vinkit, joilla valitset täydellisen verkkotunnuksen yrityksellesi.
Vinkkejä yrityksen sähköpostiosoitteen valintaan
Kerrataan lopuksi vielä muutamat käytännön vinkit, jotka on hyvä ottaa huomioon, kun valitset joko domainia tai sähköpostitunnustasi.
Pidä tunnus lyhyenä
Älä valitse todella pitkää sähköpostiverkkotunnusta. Toisin kuin linkit, joita useimmat käyttäjät kätevästi klikkaavat, kirjoitetaan sähköpostiosoite moneen paikkaan manuaalisesti. Lyhyen sähköpostiosoitteen avulla vältät monet kirjoitusvirheistä johtuvat väärinymmärrykset.
Ihannetapauksessa haluat sekä verkkosivustosi että sähköpostisi käyttävän samaa verkkotunnusta. Jos kuitenkin pääsivustolla on jostain syystä pitkä verkkotunnus, voit rekisteröidä lyhyemmän version sähköpostisi käyttöön.
Erottaudu muista
Olemme kaikki tottuneet kommunikoimaan Gmailin kautta, koska se on yksi harvoista käyttäjäystävällisistä ja yksinkertaisista sähköpostiohjelmista. Mutta vaikka sanat Google ja Outlook liittyvät merkittäviin yrityksiin, niistä puuttuu se omaperäisyys, joka personoi juuri sinut ja yrityksesi. Kuka tahansa voi luoda tilin näiden palveluiden avulla, mutta erottautuaksesi tarvitset ainutlaatuisen verkkotunnuksen, joka vastaa juuri sinun yrityksesi nimeä.
Nimeä yksinkertaisesti
Yleiset yrityssähköpostiosoitteet, kuten info@yrityksesinimi.fi tai tuki@yrityksesinimi.fi, ovat hyvin yleisesti käytettyjä palveluosoitteita. Tämänkaltaiset sähköpostitilit edustavat tiettyä yrityksen palvelua tai osastoa, ja käyttäjät ovat tottuneet hyödyntämään vastaavankaltaisia osoitteita.
Yleisesti käytettyjä tapoja viestiä kannattaa siis hyödyntää myös omassa viestinnässä. Oma domain kyllä huolehtii siitä, että sähköposti on tarpeeksi personoitu. Verkkotunnuksella on luonnollisesti ratkaiseva rooli myös lähettäjän tunnistamisessa.
Koko nimi ei ole aina välttämätön
Jotkut ihmiset tunnetaan paremmin jopa työympäristössä lempinimellä tai toisella etunimellä. Virallisen sähköpostiosoitteen ei tarvitse hyödyntää pelkästään syntymänimeä, vaan se on hyödyllisin silloin, kun nimi on tunnistettavissa. Yhä yleisempää on, että sähköpostiosoitteessa käytetäänkin vain etunimeä. Sähköpostiosoitteen rakenteen tulisi kuitenkin olla sama läpi organisaation.
Helposti lausuttava ja mieleenpainuva osoite muistetaan
Koska niin monet ihmiset selailevat sivustoja, tekevät töitä tai shoppailevat internetissä mobiililaitteilla, on osoitteiden kirjoitusvirheetkin yleisempiä. Pienet näytöt johtavat helpommin virheisiin, kun asioita tehdään kiireessä. Yksi parhaista vinkeistä onkin, että helppo sähköpostiosoite on vaivaton kertoa eteenpäin, kirjoittaa sekä muistaa.
Artikkelin on julkaissut kotimainen Domain247-hostingpalvelu, josta löydät sopivan webhotellin itsellesi, olet sitten harrastaja, bloggaaja tai yrittäjä. Palvelemme sinua 24/7. Kuulumme kotimaisen Moment Ventures -konsernin Yritys247-perheeseen, joka tarjoaa yrittäjien arkea helpottavia palveluita muun muassa rahoituksen ja perinnän parissa.
