Teams-sovellus

Teams-sovellus tuo tehokkuutta viestintään

Teams-sovellus on työkalu monipuoliseen yritysviestintään. Teams mahdollistaa muun muassa asiakirjojen jakamisen, verkkokokoukset, ryhmäkeskustelut sekä monia muita ammattitaitoisen tiimin tarvitsemia toiminteita. Yhteistyöalusta mahdollistaa sujuvamman ja tehokkaamman kommunikoinnin, varsinkin jos kyseessä on suuri tiimi tai tiimisi tekee paljon etätöitä. Tässä artikkelissa käymme läpi Teamsin eri ominaisuuksia, ja kerromme, kuinka osaat hyödyntää Teamsia omassa yrityksessäsi.

Microsoft Teams työvälineenä

Microsoft Teams kokoaa yhteen ihmiset, keskustelut ja sisällöt. Se sisältää ennen kaikkea monipuolisesti erilaisia työkaluja, joita tiimit tarvitsevat työskennelläkseen tehokkaasti. Sujuvampi yhteistyö takaa paremmat tulokset, ja yhteistyöalusta sopiikin niin yrityksille, freelancereille kuin muillekin tahoille, jotka työskentelevät suunnitelmallisesti erilaisissa työtiimeissä.

Teamsin hyödyntäminen takaa sen, että kaikki ryhmäkeskustelut, tiedostot, kokoukset ja sovellukset elävät yhdessä jaetussa työtilassa, johon pääset halutessasi suoraan vaikka mobiililaitteeltasi. Kiirehditpä kohti määräaikaa tai palat halusta jakaa seuraavan suuren ideasi, Teams auttaa sinua edistämään asioita helposti ja nopeasti, paikasta riippumatta.

Teams-palaveri tulossa? – hyödynnä muita ominaisuuksia samalla

Chat-toiminto on Teamsin yksi ominaisuus nopeaa viestintää varten. Sähköpostiviestintä johtaa monesti siihen, että viestisi maastoutuu vastaanottajan sähköpostilaatikkoon odottamaan sopivampaa hetkeä vastata. Chatin kautta saat nopeasti vastauksen tiimiläisiltäsi, olipa kyse sopivasta palaverin ajankohdasta tai palvelutilanteen vaatimasta tiedosta.

Teamsin chatissa voit jopa nimetä keskusteluja, luoda ryhmäkeskusteluja ja hakea keskusteluihin tallennettuja tiedostoja. Luokiteltu viestintä on viisasta, sillä keskusteluketjujen rönsyillessä, on tietojen etsintä hankalaa. Kun tiimisi tietävät, missä ryhmässä jaetaan minkäkin teeman alla asioita, takaavat yhteiset pelisäännöt tehokkaamman viestinnän, ja keskusteluihin liittyviin tietoihin palaaminen on helpompaa.

Ammatillisuutta viestintään

Kokousten anti on huomattavasti suurempi, kun kokoukseen osallistuvat ovat valmistautuneet palaverin aiheeseen. Teams-palaverit koostavat kätevästi jäsenet yhteen palaverin aiheen ympärille, jo ennen varsinaista kokousta. Jos ennen tilanteesi on ollut se, että esityslista löytyy yhdestä sähköpostista ja ennakkoon sovitut tehtävät toisesta, kokoaa Teams-sovellus kaiken saman kokouskutsun alle.

Verkkokokouksiin tai koulutuksiin voi liittyä kuka tahansa yrityksen ulkopuolelta tai sisäisesti. Kun kokous on luotu, voit ensinnäkin tarkastaa kokoukseen osallistujat, liitetyn esityslistan sekä aloittaa halutessasi jo keskustelun kokouksen valmistautumiseen liittyen. Teams mahdollistaa myös tiedostojen jakamisen, ja voit tehdä kokouksesta muistiinpanoja sekä tehtävälistoja.

Office 365 – tiedostot ajan tasalla Teamsissä

Microsoft Teamsin yksi kätevimmistä ominaisuuksista on tiedostojen jakotoiminto, joka tarjoaa joustavat mahdollisuudet tiimien saumattomaan yhteistyöhön. Työntekijät voivat ladata yhteistyöalustaan erilaisia asiakirjatyyppejä, joten sähköpostiviestissä kulkevat tiedostot ovat historiaa. Tiimisi jäsenet löytävät aina sovitusta paikasta päivitetyn version, eikä kenenkään tarvitse pohtia, löytyikö omasta sähköpostista se uusin versio vai vanhentunut. 

Koska Microsoft Teams on tiiviisti integroitu Office 365:een, ei sinun tarvitse liikkua eri sovellusten välillä tehdäksesi yhteistyötä Word-, Excel- tai PowerPoint -asiakirjojen kanssa. Voit suunnitella ja toteuttaa kaiken helposti samassa Teams-sovelluksessa.

Teams-sovellus – hyödyt yritykselle

Etätyöstä on kiistatta tulossa yhä normaalimpi työskentelymuoto, mikä tarkoittaa, että yrityksen on pystyttävä tarjoamaan tarvittavat työkalut työntekijöille, jotka tekevät päivittäisen työnsä eri sijainneista. 

Mitä luultavimmin useammat työnantajat tulevat tarjoamaan työntekijöilleen entistä vapaampia etätyömahdollisuuksia tulevaisuudessakin, sillä toiset tekevät työnsä mielellään toimistolla, kun taas toiset suosivat kotona työskentelemisen mahdollisuutta. Listasimme alle muutamia hyötyjä, joita Teams pystyy yritykselle työskentelykulttuurin muurroksessa tuomaan.

Pysyt mukana digitaalisessa muutoksessa

Yritykset, joilla ei ole ollut käytössä työkaluja digitaalisessa muutoksessa ovat viimeistään nyt joutuneet miettimään sopivia ratkaisuja uuden, hybridin työntekomallin mahdollistamiseksi.

Teams on pilvipohjainen ratkaisu, joten tietojen tallennuspaikat voidaan minimoida ja yhtenäistää, jolloin käytettävyys ja asiakirjojen saatavuus paranee entisestään. Kuten aiemmin totesimme, Microsoft Teams helpottaa myös tietojen ja tiedostojen jakamista huomattavasti käyttäjille, paikasta riippumatta. 

Yhteistyöhön kannustava digitaalinen ympäristö

Teams-yhteistyöalusta sisältää lukuisia ominaisuuksia, jotka helpottavat työntekijöiden keskustelua, ajatusten jakamista sekä ideointia ja päätöksentekoa yhdessä.

Alustan ollessa erittäin käyttäjäystävällinen, mahdollistaa se erilaisten projektien ja tuotantojen edistämisen. 

Teams helpottaa yhteistyötä antamalla käyttöön eri kanavia ja ryhmiä tarpeen mukaan. Postilaatikkosi ei kuormitu, mutta alustalla ideat elävät ja projektit etenevät. Tuottavuus paranee, kun viestintä keskitetään yhteen paikkaan.

Tilastojen hyödyntäminen ja toimenpiteiden mittaaminen

Teams tarjoaa yritykselle tarvittavan datan, jotta Teamsissä työskentelyä voi tarvittaessa seurata. Seuranta saattaa paljastaa esimerkiksi uusia perehdytystarpeita, mikäli huomataan, että jotain toiminnallisuutta ei juurikaan hyödynnetä.

Pystyt seuraamaan muun muassa chat-viestien ja järjestettyjen kokousten määrää, ad-hoc-kokouksia, näytön jakamisen aikaa, jaettuja tiedostoja ja paljon muuta. Omien prosessiensa parantamisesta kiinnostunut yritys voi saada tilastoista käänteentekeviä oivalluksia työntekijöiden työtapojen ja viestinnän parantamiseksi, samalla koko yrityksen liiketoimintaa tehostaen. 

Käytännön vinkit Teamsin käyttöön

Voidaksesi käyttää Teamsia parhaalla mahdollisella tavalla, tulisi sinun ymmärtää, kuinka parhaiten hyödynnät sen mahdollisuudet juuri omassa yrityksessäsi.

Perehdytä tiimit alustan käyttöön

Suuri joukko sovelluksen ominaisuuksia saattaa johtaa siihen, että osa hyödyntää eri ominaisuuksia kuin toiset, ja viestintä on hajanaista, sillä alustaa hyödynnetään kunkin oman osaamisen mukaan. Pidäthän huolen, että tiimisi osaa yhteistyöalustan perusteet, ja tietää, mitkä ominaisuudet ovat hyödyksi oman työn ja tiimin parissa.

Käyttäjäkohtaiset hallinnointimahdollisuudet

Oletusarvoisesti kuka tahansa yrityksessäsi voi luoda uuden tiimin Teams -sovellukseen. 

Voit välttää tarpeettomien tiimien luomisen tuoman sotkun ajoissa, hallinoimalla sitä, kuinka moni tiimejä pystyy luomaan. Parhaimmillaan sinulla on vain muutama käyttäjä, joilla on oikeudet tiimien luomiseen. Mikäli työntekijä haluaa luoda uusia ryhmiä, ota käyttöön helppo prosessi, jossa he pyytävät ryhmän muodostamista, ja oikeudet omaavat henkilöt tekevät päätöksen ryhmän tarpeellisuudesta.

Keskustelukäytännöt haltuun

Yksi yleisimmistä Teamsin uusien tulokkaiden tekemistä virheistä on uuden keskustelun luominen tarpeettomasti, viestiin vastattaessa. Opasta tiimisi vastaamaan vanhaan keskusteluun, jotta keskusteluketjut pysyvät aiheiden alla järjestyksessä ja helposti seurattavana. Sen sijaan, että uusia keskusteluja samasta aiheesta on levällään.

Muistithan ottaa ilmoitukset käyttöön?

Teamsin eri kanavat toimivat koteina eri tiedostoille ja keskusteluille, jotka liittyvät kanavan valittuun aiheeseen. Monet käyttäjät eivät kuitenkaan tiedä, että ilmoitukset  käydyistä keskusteluista ovat oletusarvoisesti pois päältä ja näkyvät vain, kun jonkun nimi on nimenomaisesti mainittu @-merkkiä käyttämällä.

Kanavakeskustelujen seuraamiseksi, kannattaa ottaa ilmoitukset käyttöön kaikilla kanavilla, joihin osallistut. Tämä tarkoittaa, että sinun ei tarvitse jatkuvasti tarkistaa jokaista kanavaa manuaalisesti nähdäksesi, mitä tapahtuu. Sen sijaan saada ilmoituksia aina, kun joku niissä jotain julkaisee.

Microsoft 365 Business -ratkaisut sisältävät Teamsin

Yhteenvetona voi todeta, että Microsoft Teams on konseptiltaan samanlainen kuin esimerkiksi suosittu yhteistyöalusta Slack. Monipuolisten ominaisuuksien lisäksi Teamsin etu on se, että se sisältyy Microsoft365:een ja Office365:een veloituksetta.

Microsoft 365 -palvelut tarjoavat käyttöösi muun muassa yritystason sähköpostin ja kalenteritoiminnot, uusimmat Office-sovellukset, ratkaisut tiedostojen tallennukseen ja jakamiseen sekä Teamsin työkalut tiimityöskentelyyn. Esimerkiksi Domain247:n Business-paketeissa voit joustavasti muuttaa lisenssimäärä muuttuvien tarpeidesi mukaan, joten palvelu tarjoaa kattavan kokonaisuuden yrityksellesi, kokoon katsomatta.

Artikkelin on julkaissut kotimainen Domain247-hostingpalvelu, josta löydät sopivan webhotellin itsellesi, olet sitten harrastaja, bloggaaja tai yrittäjä. Palvelemme sinua 24/7. Kuulumme kotimaisen Moment Ventures -konsernin Yritys247-perheeseen, joka tarjoaa yrittäjien arkea helpottavia palveluita.

Share on facebook
Share on twitter
Share on linkedin
Share on pinterest
Share on tumblr

Jätä kommentti